料理の準備から片付けまでおまかせ！ケータリングのメリット
社内イベントや懇親会を企画するとき、幹事や総務・人事担当者が頭を悩ませるのが「料理の準備」です。
参加人数に合わせて料理を選び、注文し、会場まで運び、テーブルに並べる。さらにイベントが終わった後には、残った料理を片付けたり、食器や備品を整理したり、ゴミをまとめたりする必要があります。
イベントそのものは楽しくても、幹事にとっては準備から片付けまでが大きな負担になってしまうこともあります。
そこで便利なのが「ケータリング」です。
ケータリングなら、料理の手配だけでなく、サービス内容によっては会場でのセッティングや料理の提供、イベント終了後の片付けなどまで依頼できます。
今回は、料理の準備から片付けまでを効率化できるケータリングのメリットについて詳しく紹介します。
社内イベントは料理の準備だけでも大変
社内イベントでは、開催日時や会場を決めるだけでなく、料理についてもさまざまな準備が必要です。
たとえば、
・参加人数を確認する
・料理の内容を決める
・必要な料理の量を考える
・飲み物を用意する
・料理を注文する
・会場まで運ぶ
・テーブルを準備する
・料理を盛り付ける
・食器やカトラリーを用意する
・イベント終了後に片付ける
など、多くの作業があります。
参加人数が少なければ対応できても、数十人、数百人規模になると負担は一気に大きくなります。
特に、普段の業務と並行してイベントを担当する総務や人事担当者にとっては、準備にかかる時間をできるだけ減らしたいところです。
料理の準備に時間を取られてしまうと、本来力を入れたいイベントの企画や参加者への案内、当日の進行などに手が回らなくなる可能性もあります。
そこで、料理に関する作業をまとめてサポートしてくれるケータリングが役立ちます。
ケータリングとは？
ケータリングとは、イベントの会場に料理を用意し、必要に応じて料理のセッティングや提供、スタッフによるサービスなどを行うサービスです。
一般的なオードブルデリバリーでは、料理を会場まで届けてもらい、自分たちで料理を並べるスタイルが中心です。
一方でケータリングの場合は、サービス内容によって、
・料理の搬入
・料理の盛り付け
・テーブルセッティング
・料理の提供
・ドリンクサービス
・スタッフによる運営サポート
・イベント終了後の片付け
などを依頼できる場合があります。
そのため、「できるだけ幹事の負担を減らしたい」という社内イベントと相性のよいサービスです。
ただし、対応範囲はケータリング会社やプランによって異なるため、予約前に確認しておくことが重要です。
メリット1：料理を準備する手間を減らせる
ケータリングの大きなメリットは、料理の準備にかかる手間を減らせることです。
自分たちで料理を用意する場合、まず「何を食べてもらうか」を考える必要があります。
さらに、参加人数を確認し、必要な量を計算し、料理を注文するなど、決めることがたくさんあります。
ケータリングなら、参加人数や予算、イベントの内容を伝えたうえで、料理プランを相談できます。
たとえば、社内懇親会なら食べやすい料理を中心にしたり、周年記念イベントなら華やかな料理を取り入れたりするなど、目的に合わせて料理を選びやすくなります。
料理選びを一からすべて考える必要がないことは、忙しい幹事にとって大きなメリットです。
メリット2：買い出しや運搬が不要になる
料理の買い出しも、イベント準備では負担になりやすい作業です。
数人分なら問題なくても、数十人分の料理を用意するとなると、買い物だけでも大変です。
さらに、購入した料理を会場まで運ばなければなりません。
大量の料理や飲み物を運ぶために車を用意したり、複数人で荷物を運んだりする必要が出てくる場合もあります。
ケータリングなら、料理を会場まで届けてもらえるため、買い出しや運搬にかかる負担を抑えられます。
幹事は料理を運ぶのではなく、イベントの進行や参加者への案内など、別の業務に時間を使いやすくなります。
メリット3：料理のセッティングまで任せられる場合がある
料理を届けてもらった後には、テーブルに料理を並べる作業があります。
料理をただ置くだけではなく、参加者が取りやすいように配置したり、料理の種類ごとに並べたりする必要があります。
また、料理の見た目にも気を配ることで、会場全体の印象が変わります。
ケータリングサービスによっては、スタッフが料理のセッティングまで対応してくれる場合があります。
プロに任せることで、料理がきれいに並んだ華やかな食事スペースを作りやすくなります。
普段は会議室として使っている場所でも、料理やテーブルセッティングを工夫することで、パーティーらしい雰囲気を演出できます。
メリット4：会場を華やかに演出できる
社内イベントでは、料理だけでなく「会場の雰囲気」も大切です。
いつもの会議室やオフィススペースを利用すると、どうしても普段の仕事と同じような印象になりがちです。
そこで、華やかな料理をテーブルに並べることで、非日常感を演出できます。
色とりどりの料理やフィンガーフード、デザートなどを組み合わせれば、参加者が料理を楽しみながら自由に交流できる空間を作りやすくなります。
歓送迎会や懇親会、内定者懇親会、周年記念イベント、忘年会、新年会など、特別感を出したい社内イベントにも活用できます。
メリット5：幹事がイベント運営に集中できる
イベント当日、幹事には料理以外にもさまざまな仕事があります。
受付、参加者の案内、司会進行、時間管理、企画の進行など、担当する役割は少なくありません。
料理の準備まで幹事が担当していると、イベント開始直前まで料理を並べたり、イベント中に料理を確認したりする必要があります。
そうなると、幹事自身が参加者と話す時間がなくなってしまうこともあります。
ケータリングを利用して料理に関する作業を任せることで、幹事はイベント全体の運営に集中しやすくなります。
「料理を用意する人」ではなく、「イベントを運営する人」として役割を果たしやすくなるのです。
メリット6：参加人数に合わせた料理を相談しやすい
料理の量を決めるのも、幹事にとって難しいポイントです。
少なすぎれば料理が足りなくなり、多すぎれば料理が余ってしまいます。
特に初めてイベントを企画する場合、一人あたりどの程度の料理が必要なのか判断するのは簡単ではありません。
ケータリング会社によっては、参加人数やイベント内容、開催時間などをもとに料理プランを相談できます。
たとえば、
「30人程度の懇親会」
「2時間程度の立食パーティー」
「料理と一緒にドリンクも用意したい」
といった情報を伝えることで、条件に合うプランを検討しやすくなります。
事前に相談できることで、料理量に関する幹事の不安を減らせます。
メリット7：さまざまな料理を一度に用意できる
社内イベントには、年齢や性別、好みの異なるさまざまな人が参加します。
そのため、料理の種類を増やしておくことも重要です。
たとえば、
・肉料理
・魚料理
・サラダ
・前菜
・揚げ物
・パン
・ご飯もの
・デザート
などを組み合わせれば、参加者が好きな料理を選びやすくなります。
ケータリングなら複数の料理をまとめて用意できるプランもあるため、料理の準備を一つひとつ行う必要がありません。
料理のバリエーションを確保しながら、準備の手間を抑えられることも魅力です。
メリット8：イベント後の片付けを効率化できる
イベントが終われば、今度は片付けが待っています。
料理を片付けるだけでなく、使用した食器やカトラリーを整理し、テーブルを元の状態に戻し、ゴミを処理する必要があります。
イベント終了後は参加者が帰っていくため、最後まで残って片付けをするのが幹事だけになることもあります。
ケータリングサービスによっては、イベント終了後の片付けや備品の回収などに対応している場合があります。
準備だけでなく、終了後の負担まで減らせるのは、ケータリングを利用する大きなメリットです。
ただし、片付けの範囲はサービスによって異なるため、予約前に「どこまで対応してもらえるのか」を確認しておきましょう。
メリット9：幹事自身もイベントを楽しみやすい
社内イベントでは、参加者全員が楽しめることが大切です。
もちろん、幹事もその中の一人です。
しかし、料理の準備や配膳、片付けなどを担当していると、参加者と会話する時間が少なくなってしまいます。
ケータリングを利用して準備や片付けの負担を減らせば、幹事自身も参加者と一緒に食事や会話を楽しみやすくなります。
社員同士の交流を目的としたイベントなら、幹事が余裕を持って参加できることも重要なポイントです。
メリット10：本来のイベント企画に時間を使える
社内イベントの成功は、料理だけで決まるものではありません。
参加者が楽しめる企画を考えたり、交流しやすい座席配置を考えたり、当日の進行を準備したりすることも重要です。
料理の準備に時間を取られなくなれば、その分をイベントの企画や運営に使えます。
たとえば、簡単なゲームを企画したり、部署を越えて交流できる時間を設けたり、表彰や挨拶の進行を考えたりするなど、イベントそのものを充実させる準備に時間を使えます。
「料理を準備すること」ではなく、「参加者に楽しんでもらうこと」に集中できる環境を作れることが、ケータリングの大きな魅力です。
ケータリングを利用するときに確認したいポイント
便利なケータリングですが、利用前にはいくつか確認しておきましょう。
参加人数
まずは参加予定人数をできるだけ正確に把握します。
人数によって料理の量や必要なテーブル数などが変わるため、早めに確認しておきましょう。
予算
一人あたりの予算や全体の予算を決めておくことも重要です。
料理代だけでなく、配送料、スタッフ費用、ドリンク、備品などが別料金になる場合もあるため、総額を確認しましょう。
対応範囲
「ケータリングだから全部やってもらえる」と考えるのではなく、具体的な対応範囲を確認することが大切です。
料理の配送だけなのか、セッティングまで含まれるのか、スタッフが料理を提供するのか、片付けまで対応してもらえるのかなどを確認しましょう。
会場設備
社内の会議室などを利用する場合は、搬入口やエレベーター、料理を置くスペース、電源などについても確認しておきます。
事前に会場の情報をケータリング会社へ伝えておくと、当日の作業がスムーズになります。
オードブルデリバリーとの違いも確認しよう
社内イベントで料理を用意する方法として、オードブルデリバリーもあります。
オードブルデリバリーは、料理を会場まで届けてもらうスタイルが中心です。
自分たちで料理を並べたり、片付けたりできる場合には、利用しやすい選択肢になります。
一方、ケータリングは、サービス内容によって料理のセッティングや提供、スタッフ対応、片付けなどまで依頼できることがあります。
「料理を届けてもらえれば自分たちで準備できる」という場合と、「できるだけ準備から片付けまで任せたい」という場合では、適したサービスが異なります。
イベントの規模や予算、幹事の人数、会場の状況などを考えて選びましょう。
ケータリングが活躍する社内イベント
ケータリングはさまざまなイベントで活用できます。
歓送迎会
新入社員や異動する社員、退職する社員を囲んで交流する歓送迎会。
料理を囲みながら会話できることで、参加者同士の距離を縮めるきっかけを作りやすくなります。
懇親会
部署を越えた社員交流を目的とする懇親会にもおすすめです。
立食スタイルなら参加者が自由に移動でき、さまざまな人と会話する機会を作りやすくなります。
内定者懇親会
内定者同士や社員との交流を目的とするイベントでは、華やかな料理によって歓迎ムードを演出できます。
周年記念イベント
会社の節目を祝う周年記念イベントでは、普段より特別感のある料理を用意することで、記念日にふさわしい雰囲気を作りやすくなります。
忘年会・新年会
社内スペースを活用して忘年会や新年会を開催すれば、参加者が移動しやすく、会社ならではのカジュアルな交流の場を作れます。
料理だけではなく「時間」を任せる
ケータリングを利用するメリットは、料理を用意できることだけではありません。
料理を選ぶ時間。
料理を注文する時間。
料理を買いに行く時間。
料理を運ぶ時間。
料理を並べる時間。
イベント終了後に片付ける時間。
こうした一つひとつの作業を減らすことで、幹事は本来必要な仕事に時間を使えるようになります。
特に、通常業務を抱えながら社内イベントを担当する総務・人事担当者にとって、時間の有効活用は重要です。
外部サービスを上手に利用することで、イベント準備にかかる負担を効率的に減らせます。
準備から片付けまで任せて、社内イベントをもっと快適に
社内イベントは、社員同士の交流を深めたり、普段とは違ったコミュニケーションを生み出したりする貴重な機会です。
一方で、幹事には料理の手配や会場準備、当日の運営、片付けなど、多くの仕事が発生します。
特に料理については、注文だけでなく、搬入、セッティング、配膳、片付けなどさまざまな作業が必要です。
ケータリングを利用すれば、サービス内容に応じてこれらの作業をプロに任せることができます。
料理を会場に用意してもらい、きれいにセッティングしてもらうことで、普段のオフィスを華やかなパーティー空間に変えることもできます。
さらに、片付けまで対応してもらえるサービスを選べば、イベント終了後の幹事の負担も抑えられます。
「料理の準備が大変」
「当日のセッティングまで手が回らない」
「イベント後の片付けが負担」
「幹事も参加者と一緒に楽しみたい」
そんな場合は、ケータリングを活用することで、社内イベントの準備や運営を効率化できる可能性があります。
大切なのは、ケータリング会社によってサービス内容が異なることを理解し、自分たちのイベントに必要なサポートを選ぶことです。
料理の内容だけでなく、セッティング、スタッフ対応、ドリンク、備品、片付けなど、どこまで依頼できるのかを事前に確認しておきましょう。
料理の準備から片付けまで上手に外部サービスへ任せることで、幹事の負担を減らしながら、参加者が食事と会話を楽しめる社内イベントを実現しやすくなります。
忙しい総務・人事担当者やイベント幹事の方は、社内イベントをよりスムーズに開催する方法の一つとして、ケータリングを検討してみてはいかがでしょうか。
次回開催の際はぜひご検討ください。
それでは次回のブログでお会いしましょう！
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