準備に追われない内定者懇親会！ケータリングで幹事の負担を軽減
内定者懇親会は、これから一緒に働く内定者同士が交流を深めたり、入社前の不安を解消したりするための大切なイベントです。
企業にとっても、内定者に会社の雰囲気を知ってもらい、「この会社に入社するのが楽しみ」と感じてもらうための貴重な機会になります。
一方で、懇親会を企画する人事・総務担当者や幹事にとっては、開催までの準備が大きな負担になることも少なくありません。
会場の手配、参加者への案内、当日の進行、料理や飲み物の準備、テーブルセッティング、片付けなど、やるべきことは多岐にわたります。
特に悩みやすいのが「当日の料理をどうするか」という問題です。
そこで活用したいのが、ケータリングサービスです。
料理を用意するだけではなく、会場への配送やセッティング、場合によってはスタッフによるサービスまで任せられるケータリングを活用すれば、幹事の負担を大幅に軽減できます。
本記事では、内定者懇親会でケータリングを利用するメリットや、幹事の負担を減らすポイント、料理の選び方、当日の進め方などを詳しく解説します。
「内定者懇親会を開催したいけれど、準備に時間をかけられない」
「参加者に喜んでもらえる懇親会にしたい」
「幹事の負担を減らしながら、見栄えの良い料理を用意したい」
という方は、ぜひ参考にしてください。
内定者懇親会はなぜ重要？
まず、内定者懇親会は単なる食事会ではありません。
内定が決まった学生や新卒社員にとって、入社前に会社の人と直接交流できる重要な機会です。
内定後は、
「入社したらどんな人がいるのだろう」
「同期とうまくやっていけるかな」
「職場の雰囲気はどんな感じなのだろう」
など、さまざまな不安を抱えることがあります。
そこで内定者同士が顔を合わせ、先輩社員や人事担当者と話すことで、入社前の不安を少しずつ解消できます。
また、内定者同士が事前に交流しておけば、入社初日からコミュニケーションを取りやすくなるというメリットもあります。
企業側にとっても、内定者との距離を縮められる絶好のチャンスです。
会社説明会や面接では伝えにくい、社内の雰囲気や社員同士の関係性を感じてもらえるからです。
そのため、内定者懇親会では「何を食べるか」だけではなく、「どれだけ交流しやすい空間をつくれるか」が重要になります。
幹事が抱えやすい内定者懇親会の悩み
内定者懇親会を企画するとき、幹事はさまざまな業務を担当することになります。
代表的なものを挙げてみましょう。
会場探し
参加人数や開催時間、アクセスなどを考慮しながら会場を探します。
会社の会議室を使う場合でも、机や椅子の配置、清掃、空調などを確認する必要があります。
参加者の調整
内定者への案内や出欠確認、当日の参加人数の把握も必要です。
人数が確定しないと、料理や飲み物の発注数も決めにくくなります。
料理の手配
懇親会では料理が欠かせません。
しかし、参加人数が多いほど料理の量を考える必要があり、メニュー選びにも時間がかかります。
「足りなかったらどうしよう」
「料理が余りすぎたらどうしよう」
という不安もあるでしょう。
飲み物の準備
料理だけでなく、ソフトドリンクやアルコールなどの飲み物も必要です。
内定者懇親会では年齢や社内ルールを考慮し、ソフトドリンクを中心に準備するケースも多くあります。
テーブルセッティング
料理を置くテーブル、取り皿、箸やフォーク、グラスなども用意しなければなりません。
当日の進行
受付、挨拶、自己紹介、歓談、ゲームなど、イベントの進行も幹事の仕事です。
片付け
終了後には、料理の残りや容器、ゴミなどを片付けます。
このように考えると、料理一つを取ってもかなりの作業が発生することが分かります。
そこで、こうした負担を減らす方法として注目したいのがケータリングです。
内定者懇親会にケータリングがおすすめの理由
ケータリングを利用する最大のメリットは、料理に関する準備の手間を減らせることです。
ここからは具体的なメリットを紹介します。
1．料理を一から準備する必要がない
内定者懇親会を社内で開催する場合、料理をどう用意するかは大きな問題です。
手作りするのはもちろん大変ですし、スーパーや飲食店で料理を購入して持ち込む場合も、買い出しや運搬に時間がかかります。
ケータリングなら、必要な料理をまとめて依頼できます。
人数や予算、イベントの内容に合わせてプランを選べるサービスも多いため、料理を一品ずつ考える必要がありません。
幹事は料理の準備に追われるのではなく、参加者との交流やイベント全体の進行に集中できます。
2．会場まで料理を届けてもらえる
料理の準備で意外と大変なのが運搬です。
参加者分の料理を購入して、会社まで運ぶとなると、かなりの荷物になります。
特に人数が多い場合は、一人で運ぶのが難しいこともあります。
ケータリングなら会場まで料理を届けてもらえるため、買い出しや運搬の負担を減らせます。
会社の会議室やイベントスペースなど、社内の場所で開催したい場合にも便利です。
「会場は確保できたけれど、料理をどう運ぶか困っている」という場合にも、ケータリングは有力な選択肢になります。
3．見栄えの良い料理を用意できる
内定者懇親会では、料理の見た目も大切です。
料理がきれいに盛り付けられているだけで、会場全体が華やかな雰囲気になります。
特に初めて会社を訪れる内定者にとっては、会場の雰囲気そのものが企業の印象につながることもあります。
色鮮やかなサラダや前菜、肉料理、魚料理、デザートなどが並んでいると、「今日は特別なイベントなんだ」という気分も高まります。
写真を撮りたくなるような料理があれば、参加者同士の会話のきっかけにもなるでしょう。
4．料理の種類が豊富
内定者懇親会では、参加者の好みが分からないこともあります。
肉料理だけ、揚げ物だけといった構成では、人によっては食べられる料理が少なくなってしまう可能性があります。
ケータリングでは、さまざまなジャンルの料理を組み合わせられるプランがあります。
肉料理、魚料理、野菜料理、主食、デザートなどをバランスよく用意すれば、幅広い参加者に対応しやすくなります。
また、参加者の年齢や男女比などを考慮して料理を選ぶことも大切です。
5．参加者同士が交流しやすい
内定者懇親会の目的は「食事をすること」ではなく、「交流すること」です。
そのため、料理も交流しやすいスタイルを選ぶことが重要です。
大皿料理やフィンガーフードなど、取り分けやすい料理を用意すれば、
「これ美味しいですね」
「どれにします？」
といった自然な会話が生まれます。
料理を囲むことで、初対面同士でもコミュニケーションを取りやすくなるのです。
6．幹事がイベントに集中できる
料理の準備に追われていると、幹事自身が参加者と話す時間がなくなってしまいます。
料理を運んだり、飲み物を補充したり、食器を片付けたりしているうちに、懇親会が終わってしまうこともあります。
ケータリングを利用して準備作業を効率化すれば、幹事は本来の役割であるイベント運営に集中できます。
内定者への声かけや社員との交流、進行管理など、料理以外の重要な仕事に時間を使えるようになります。
ケータリングを使うと準備はどう変わる？
では、ケータリングを利用すると、具体的にどのように準備がラクになるのでしょうか。
一般的な流れを見てみましょう。
STEP1．参加人数を確認する
まずは参加予定人数を確認します。
内定者だけでなく、人事担当者や先輩社員が参加する場合は、その人数も含めます。
人数が決まれば、おおよその料理量を考えられます。
STEP2．予算を決める
次に、一人あたりの予算を設定します。
「料理にいくら使うか」
「飲み物を含めるか」
「スタッフによるサービスを依頼するか」
などを決めておきましょう。
予算を先に決めておくと、ケータリング会社への相談もしやすくなります。
STEP3．ケータリング会社を選ぶ
サービス内容を比較して、自社の懇親会に合った会社を選びます。
料金だけを見るのではなく、
・料理の内容
・料理の見た目
・配送エリア
・最低注文金額
・対応人数
・設置サービスの有無
・片付け対応
・アレルギー対応
・キャンセル規定
なども確認しましょう。
STEP4．料理を決める
参加者が食べやすい料理を中心に選びます。
内定者懇親会なら、片手で食べやすいフィンガーフードや取り分けやすい料理がおすすめです。
歓談時間が長い場合は、料理の種類を増やして、会話をしながら少しずつ楽しめる構成にするのもよいでしょう。
STEP5．当日の会場を整える
料理を置くスペースや参加者が移動するスペースを確保します。
料理を一か所にまとめるビュッフェ形式なら、参加者が料理を取りに行きやすい動線を考えることも重要です。
STEP6．当日は参加者との交流を優先する
準備が整えば、いよいよ懇親会です。
幹事は料理のことばかり気にするのではなく、参加者への声かけや進行に集中しましょう。
内定者懇親会でおすすめの料理
料理選びでは、「食べやすさ」と「会話のしやすさ」を意識することがポイントです。
フィンガーフード
片手で食べられる料理は、懇親会との相性が抜群です。
料理を食べながら会話できるため、交流を邪魔しません。
一口サイズの前菜やサンドイッチなどは、立食形式にも向いています。
肉料理
ローストビーフやグリルチキンなど、満足感のある肉料理も人気です。
メイン料理があると、食事全体の満足感が高まります。
野菜料理
肉料理や揚げ物だけでなく、サラダや野菜を使った料理も用意しましょう。
彩りが良くなり、テーブル全体が華やかになります。
パスタやピラフ
しっかり食べたい参加者のために、主食系の料理もあると安心です。
デザート
最後にデザートがあると、懇親会の満足度も高まりやすくなります。
ケーキやフルーツなど、取り分けやすいものを選ぶとよいでしょう。
内定者懇親会では「食べやすさ」が重要
料理を選ぶ際には、豪華さだけを重視するのではなく、食べやすさにも注目しましょう。
内定者懇親会では、参加者同士が会話することが目的です。
大きな料理をナイフとフォークで切り分ける必要がある料理ばかりでは、会話が途切れてしまう可能性があります。
一方、手軽につまめる料理なら、会話を続けながら食事を楽しめます。
また、料理を取り分けるために長時間並ぶような状況も避けたいところです。
参加人数が多い場合は、料理を複数のテーブルに分けるなど、混雑を防ぐ工夫も効果的です。
内定者の緊張をほぐす料理の活用法
内定者懇親会では、「初対面の人と何を話せばいいのか分からない」という参加者もいるでしょう。
そこで料理を会話のきっかけとして活用します。
例えば、
「この料理どれが好き？」
「これ美味しいね」
「デザート食べる？」
といった簡単な会話から交流をスタートできます。
料理が複数種類あることで、自然な会話が生まれやすくなります。
また、参加者が料理を取りに行くタイミングで席を移動するようにすると、より多くの人と交流できます。
単に料理を並べるだけではなく、料理を「コミュニケーションツール」として考えることがポイントです。
料理以外にも工夫したいポイント
ケータリングを利用して料理の準備をラクにしたら、その分の時間を交流の工夫に使いましょう。
自己紹介タイム
最初に簡単な自己紹介を行います。
名前や出身地、趣味などをテーマにすると、共通点を見つけやすくなります。
先輩社員との交流
内定者だけでなく、若手社員にも参加してもらうと効果的です。
入社後の仕事内容や社内の雰囲気について話してもらえば、内定者の不安解消にもつながります。
ミニゲーム
簡単なゲームを取り入れるのもおすすめです。
例えば、共通点探しゲームやクイズなど、全員が参加しやすい内容なら盛り上がりやすくなります。
席替え
同じ人とばかり話してしまわないよう、途中で席替えを行う方法もあります。
参加者同士が幅広く交流できるため、同期同士のつながりをつくるのに役立ちます。
幹事の負担を減らすなら「任せられる部分は任せる」
内定者懇親会を成功させようとすると、幹事はつい何でも自分でやろうとしてしまいます。
しかし、すべてを自分たちで準備する必要はありません。
料理の準備はケータリング会社に任せる。
料理の設置をスタッフに任せる。
片付けまで対応してもらえるサービスを選ぶ。
このように外部サービスを上手に活用することで、幹事の負担を減らせます。
特に人事・総務担当者は、懇親会以外にも日常業務を抱えています。
限られた時間の中でイベントを成功させるためには、「自分たちでやること」と「プロに任せること」を分けることが重要です。
ケータリング会社を選ぶときのチェックポイント
ケータリングならどこでもよいというわけではありません。
内定者懇親会で利用する場合は、いくつかのポイントを確認しましょう。
対応人数
少人数向けなのか、大人数にも対応できるのか確認しましょう。
料理内容
写真やメニューを確認し、懇親会に適した料理かどうかチェックします。
料金
一人あたりの料金だけでなく、配送料やオプション料金なども確認しましょう。
会場対応
会社の会議室やイベントスペースなど、希望する会場に対応しているか確認します。
設置サービス
料理を届けるだけなのか、テーブルへの設置まで対応してくれるのかも重要です。
片付け
片付けサービスがある場合は、幹事の負担をさらに軽減できます。
アレルギー対応
参加者にアレルギーがある場合は、事前に相談できるか確認しておきましょう。
ケータリングで企業の印象をアップ
内定者懇親会は、企業にとっても「会社を知ってもらう場」です。
料理や会場の雰囲気が整っていると、それだけで参加者に好印象を与えられます。
反対に、料理が足りなかったり、準備が間に合わなかったりすると、企業側の印象に影響する可能性があります。
だからこそ、料理の準備をプロに任せることには大きな意味があります。
きれいに盛り付けられた料理が並び、会場が華やかに整っていれば、参加者も自然と気分が高まります。
「入社前から丁寧に準備してくれている」
「社員を大切にしてくれる会社なのだな」
という印象につながることもあるでしょう。
幹事が笑顔で参加できる懇親会を
内定者懇親会で忘れてはいけないのが、幹事自身もイベントを楽しむことです。
幹事がずっと料理の準備や片付けに追われていると、参加者とのコミュニケーションが十分に取れません。
せっかく内定者との距離を縮める機会なのに、幹事が裏方作業だけで終わってしまうのはもったいないことです。
ケータリングを活用して料理に関する作業を減らせば、参加者との会話に時間を使えます。
「入社したらどんな仕事をしたい？」
「学生生活では何をしている？」
「最近ハマっていることは？」
など、気軽に話しかけてみましょう。
こうした何気ない会話が、内定者の安心感につながります。
内定者懇親会を成功させるポイント
最後に、内定者懇親会を成功させるためのポイントを整理してみましょう。
1．目的を明確にする
「内定者同士の交流を深める」
「会社への理解を深めてもらう」
「入社前の不安を解消する」
など、開催目的を明確にしましょう。
2．料理は食べやすさを重視する
交流がメインのイベントなので、取り分けやすく食べやすい料理を選びます。
3．参加者の人数を早めに把握する
人数が分かれば、料理の量や予算を決めやすくなります。
4．幹事だけで抱え込まない
ケータリングなどの外部サービスを活用し、負担を減らしましょう。
5．交流できる時間を十分に確保する
ゲームや自己紹介だけで時間を使い切らず、自由に話せる時間も大切にします。
6．先輩社員にも参加してもらう
実際に働いている社員と話すことで、内定者の不安を解消しやすくなります。
まとめ：内定者懇親会はケータリングで「準備の負担」を減らそう
内定者懇親会は、内定者同士の交流を深め、企業への理解を深めてもらうための重要なイベントです。
しかし、幹事にとっては会場手配、参加者管理、料理の準備、飲み物の用意、会場設営、当日の進行、片付けなど、多くの作業が発生します。
特に料理については、人数が増えるほど準備の負担も大きくなります。
そこで活用したいのがケータリングです。
ケータリングを利用すれば、料理の準備や運搬にかかる手間を減らせるだけでなく、華やかで見栄えの良い料理を用意できます。
さらに、取り分けやすい料理やフィンガーフードを選べば、参加者同士の会話も自然に生まれやすくなります。
何より大きなメリットは、幹事が料理の準備に追われず、内定者との交流やイベント運営に集中できることです。
内定者懇親会を成功させるために大切なのは、幹事がすべてを自分たちだけで抱え込むことではありません。
プロに任せられる部分は任せ、限られた時間を有効に使うことが大切です。
「準備に追われない」
「参加者としっかり話せる」
「華やかな料理で会場を盛り上げられる」
そんな内定者懇親会を実現したいなら、ケータリングを上手に活用してみてはいかがでしょうか。
料理の手配にかかる負担を減らすことで、幹事にも参加者にも余裕が生まれます。
そして、その余裕こそが、内定者同士の自然な交流や、会社との距離を縮めるきっかけにつながります。
内定者に「参加してよかった」「入社するのが楽しみになった」と思ってもらえる懇親会を目指すなら、料理の準備を効率化し、交流そのものに時間を使える環境を整えることが大切です。
内定者懇親会の準備をラクにしながら、満足度の高いイベントを実現する。
その方法の一つとして、ケータリングをぜひ検討してみましょう。
次回開催の際はぜひご検討ください。
それでは次回のブログでお会いしましょう！
パーティ、会議、研修、セミナー、学会、勉強会、送別会、歓迎会、謝恩会、懇親会、卒業式、入学式、入社式など様々なシーンでご利用ください。
大阪市内はもちろん、茨木市、豊中市、吹田市など北摂エリアへ
東大阪市、八尾市、堺市へのお届けも承っております。
近畿全域へケータリングならファーストケータリングへ！
近畿全域へオードブルを宅配・デリバリーならファーストデリバリーへ！
茨木市、豊中市、吹田市など北摂エリアへケータリングならファーストケータリングへ！
東大阪市、八尾市、堺市など南大阪エリアへケータリングならファーストケータリングへ！
茨木市、豊中市、吹田市など北摂エリアへオードブルを宅配・デリバリーならファーストデリバリー！